教務事務システム開発 > 開発例 > 授業料・入学料の免除、徴収猶予オンライン申請システム

授業料・入学料の免除、徴収猶予オンライン申請システム

Outline

システム概要

大学や大学院などの授業料・入学料の免除、徴収猶予のオンライン申請ができるWebシステムです。学生がPCおよびスマートフォンで入力して提出した申請書を、オンラインで受付。判定システムとのデータ連携も可能です。

Benefit

導入効果・解決できる課題

学生の申請手続きの簡便化
事務側の窓口対応時間削減
事務側のデータ入力業務削減
コロナ対策で申請と受付を非対面化

従来の授業料・入学料の免除、徴収猶予の申請は、煩雑なルールに従い、申請者の事情によって異なる多数の書類を揃える必要があるため、申請者には分かりにくく、受付をする窓口側は対応にとても時間がかかる業務ではありませんか？

オンラインシステムで授業料・入学料の免除、徴収猶予の申請を管理すれば、迷いなく、手戻りなく手続きを進められるようになります。

大学のご担当者様と共に、機能や帳票、操作性等、細かい部分まで徹底的に協議し、弊社のノウハウを最大限に活用して開発しました。教育機関の現場のニーズや業務内容を熟知した担当者が、導入から運用までサポート致しますので、安心してご利用いただけます。

Merit

導入のメリット

学生の申請手続きが楽で便利に

PC、スマートフォンのどちらでも、好きな時に入力できる。

主要定型書類の自動出力機能によって、システムで入力した内容がpdfに反映されるので、手書きでの記入・訂正の手間を軽減できる。

その他の申請書類をダウンロードすることができる。

語を併記しているので留学生でも入力できる。（英語以外の言語も対応可能）

申請書の記入漏れやミスを低減

申請者の状況や入力内容に応じて、提出が必要な書類を判定できるので、提出時の書類の過不足を無くせる。

不正な入力や記入漏れをシステムが自動でチェックするので、提出時の書類差し戻しを無くせる。

窓口業務を大幅に効率化

分かりにくい申請ルールを正確に提示することで、窓口で申請方法を指示する業務を大幅に削減できる。

システム上で、英語等、他の言語でも表記することができるので、「外国語を話せる職員がいないと対応できない」ということが無くなる。

外部の判定システムにそのままアップロードが可能なCSVを出力できるので、データ入力作業を無くせる。

便利な機能で業務を円滑に進められる

メール通知機能によって、学生にリアルタイムで定型連絡をすることができるので、簡単に情報を共有できる。

申請の意思はあるが、入力が完了していない学生を一覧で確認でき、催促のメールを一括送信できるので、申請のし忘れを防げる。

期限を過ぎてからの申請や、申請の辞退にも自動的に対応できる。

期ごとにデータをリセットするので、個人情報を保持するリスクを防げる。

Specification

機能

年度切り替え機能

学生データは「都度入れ替え」か「引き継ぎ」を選択可能。申請データは年度・期間を切り替え。

期間指定機能

申請を受け付ける期間等を指定できます。

前後期一括申請

学生が、前期の内容を引き継いで後期の申請をすることができます。

申請完結方法設定

「オンラインで完結」「最終的には紙で書類を提出」等を設定できます。

学内認証システムとの連携

簡易的には学内アドレスによる認証も可能。

入力項目・フローのカスタマイズ

申請書の入力項目やフローは、大学ごとに個別にカスタマイズできます。

申請データ修正

管理者側でも申請データを修正することができます。

exportデータ出力

申請受理後、審査システムへのexportデータを事務側で出力可能。（審査システムの作成も承ります）

メール通知

定型的な状況通知等をメールで送信。オプションで、個別のコミュニケーション機能も追加可能。

クラウド型の運用も可

学内のサーバー、大学のドメイン内での運用が難しい場合は、弊社管理のjumen.jp上でのホスティング運用も可能。

Introduction example

導入事例

導入実績

京都大学様
東京農工大学様

システムの特徴

申請者自身が各申請様式に記入しなくてはならない項目について、自動差し込み、入力データ・項目の正誤確認等の入力補助を行い、入力データを元に、申請書を印刷可能なデータとして出力できます。
入力されたデータは、既存の学内システムに取り込めるようにCSVで出力。全件、入力日の範囲指定に基づいた指定レコードのみの出力が可能で、データの差分取り込みは学内システムで制御できます。
後期の申請には、前期の申請データを流用できるため、学生の入力の手間を減らすことができます。
申請を試みた学生が誰か分かるので、完了していない学生に対して催促のメールを一括送信することで、期間終了後にゴネてくるようなトラブルを防止できます。
期限を過ぎてからの申請や、申請の辞退にも対応できる等、柔軟な設計になっています。