外国人学生寮・短期滞在施設入居管理支援システム

Outline

システム概要

システム概要
煩雑な入居管理業務を、自動化・省力化できる一元管理システム!

留学生や外国人研究者を受け入れる大学向けの、学生寮・宿舎割当業務の管理システムです。外国人労働者を受け入れる会社の寮や短期滞在施設でもご利用になれます。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 手続きを非対面で完結。コロナ対策としても有効
  • 連絡や作業を定型化して、作業者の負担を軽減
  • 入居者の希望条件に合わせて居室を自動割当。自動化で業務を大幅に効率化+ダブルブッキングのミスを防止
  • 進捗管理機能で業務の抜け・漏れをなくし、トラブルを未然に防止
  • 宿舎管理人からの報告確認を省力化
  • 職員の業務効率化により、入居管理の業務コストを削減

単身向けの部屋だけしかない宿泊施設なら、どの部屋に誰を入れるかを決める割当業務は簡単ですが、単身用・夫婦用・ファミリー用など、部屋タイプが多い宿泊施設の場合、入居者の人数や希望条件を確認しながら手動で部屋割を決めるのはかなり大変な作業ですよね?

特に、数十室~数百室規模の施設で入居者の入れ替わりが激しい場合は、作業が非常に煩雑になりますので、とても苦労されているのではないでしょうか。

また、入居者が外国人の場合、事前に希望内容を確認したり、入居に関する案内を送ったりする連絡事務も、職員の方にかなり負担がかかる作業です。

「短期滞在施設入居管理支援システム」なら、空室管理、入居申請受付、来日予定連絡受付、居室割当、宿舎管理人との連絡等の作業を自動化して一元管理できるようになります。

入居管理業務の進捗を自動化して、職員の方の業務を大幅に効率化できるだけでなく、ダブルブッキングなどの人為的なミスによるトラブル発生を未然に防ぐことにもつながります。

Merit

導入のメリット

入居申請手続きが楽で便利に

受入教職員、受入管理者による入居申請・申請取り下げ手続きが、オンラインでできる。

画面上で入居宿舎抽選の進捗を確認できる。

Excelファイルを使った一括申請にも対応。部局担当者が多数の申請をしたいケースでも効率的に申請可能。

居室割当業務の自動化

自動居室割当(抽選)機能で、複雑な作業を自動化。単身室、夫婦室、家族室などの部屋種別に適した入居者を、自動割当できる。

入居者数や入居者属性ごとに、割り当て可能な居室制限を設定可能。

希望した居室タイプがなかった時の代替居室選択ルール等、きめ細やかなアルゴリズムも構築可能。

手動で居室割り当て調整も可能。

問い合わせ対応・連絡業務の省力化

入居希望者に、入居可否情報を一斉メール送信可能。

入居者情報登録依頼、入居可否情報通知、来日予定登録依頼など、作業に特化した連絡機能で、連絡業務を省力化。

システムに搭載された問合せ機能を使って、問合せ対応を簡素化。

入居申請の進捗状況は、受入れ教員画面から確認できるので、進捗に関する問合せが減少。

宿舎管理人からの日報管理の簡略化

報告カテゴリから報告内容を選択できる、管理人が使いやすい簡便な報告システムを使える。

入退去予定連絡などの定型作業報告が、簡単にできる。

入退去報告にあわせて入居、部屋状態も自動で追従。

業務進行の円滑化で、抜け漏れ・ミスを防止

進捗に応じて次に行うべき作業をシステムがナビゲートし、ヒューマンエラーを防止。

対応が必要な申請、問合せ件数をトップ画面に表示し、作業の抜け・漏れを防止。

入金管理システムとの連携機能も構築可能。

年度ごとの情報更新の依頼が簡単にできる。

Flow of use

利用フロー

利用フロー
Function

機能

主な機能

ネットで入居申請受付

来日日程・入居日の管理

宿舎管理人・入居外国人との連絡

居室を自動で割当

入居決定を一斉メールで通知

入金管理システムとの連携

特徴

希望居室は複数選択可能

  • 募集対象の居室タイプから複数の希望を受け付け、居室割当機能で希望順位に沿って抽選処理します。またはExcelで手動で割当して一括居室設定することも可能です。
  • 大量の入居申請を効率的に処理するために最適な機能をご提案いたします。

複雑な条件による居室割当ルールも実装可能

  • 研究者、留学生で対象居室を分けたり、性別、入居家族数を参照するきめ細やかな条件に沿ったルールにも対応できます。

教職員向けログイン機能

  • 既に使われているシングルサインオン認証と連携することで、部外者によるなりすまし申請を防げます。
Server

サーバー環境

今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上
Project outline

プロジェクト概要

制作期間 6ヶ月~
費用イメージ 500万円~
Introduction example

導入事例

京都大学国際交流サービスオフィス様

概要

外国人研究者・留学生を受け入れる研究室から入居申請を受け付け、希望居室への居室割当、入居希望者への通知、入居予定を宿舎に連絡、宿舎からの報告確認など、外国人研究者・留学生の入居に関する一連の事務処理を管理するシステムを構築。

導入の経緯・背景

外国人研究者、留学生からの大量の入居申請処理を受け付けていたが、作業者に負担がかかっていたため、システムの導入により改善を図った。

課題とご依頼内容

  • 受入研究室への申請案内ができるようにしたい
  • 空室管理ができるようにしたい
  • 宿舎との連絡の負担軽減
  • 希望居室を複数受付け可能にしたい
  • 居室割当業務を効率化したい

得られた成果

「導入前に比べて職員の負担が減り、宿舎への入居予定連絡漏れもなくなりました。宿舎管理人からの報告もシステムで完結し、連携して業務にあたることができるようになりました。」

「年間1,300件の入居申請をオンラインで受け付けました。」

画面イメージ

管理者用画面

管理者用トップページ
【管理者用トップページ】
申請一覧
【管理者用申請一覧】

教職員用画面

教職員用トップページ
【教職員用トップページ】
【教職員用申請一覧】

宿舎管理人用画面

【作業報告画面】
【宿舎管理人用申請一覧】
Consultation

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