インターネット出願受付・Webオンライン合否照会システム

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システム概要

システム概要
ネットで出願から合否通知まで完結!手間とコストがかかるアナログ作業が激減!

Webで出願書類を受け付けられるだけでなく、出願者とのメッセージ送受信や、試験日時・会場の案内、合否の通知もオンラインでおこなうことができます。様々な入試の出願要項・項目・期間を自由に設定でき、次年度以降は使い回しができるのが弊社システムの最大の特徴です。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 受付の煩雑な事務作業、合否通知作業を省力化。
  • 入力チェック機能で、書類の不備を削減。
  • 推薦者に推薦状・成績証明書をアップロードしてもらうことで、書類の改ざんを防止。
  • 担当者が出願要項・項目・期間を自由に設定でき、翌年以降は使い回し可能。
  • オンライン化による手続きのスピードアップ。
  • 書類や受験票の郵送・印刷コストの削減。
  • 出願者への連絡業務を効率化、迅速化。
  • 外国在住者とのやり取りのタイムラグを短縮。

紙の願書による受付作業が大変で、苦労していませんか?郵送されてきた願書を開封し、不備がないかチェックして、データをExcelなどに入力。書類の書き間違い、記入漏れ、添付書類の不備があった場合は、電話や書類返送等も必要です。本当に手間のかかる大変な作業ですよね。

「インターネットWeb出願受付システム」なら、出願者がWebサイトの登録フォームに必要事項を入力して送信すれば受付が完了しますので、事務職員が内容をデータ入力する必要はありません

支払い証明書の画像を添付してもらうか、決済システムと連携することによって、受験料の決済確認までオンラインで完了させることもできますので、煩雑な請求・徴収業務が不要になります。

登録フォームのチェック機能で入力の抜け漏れ、ミスを防ぎ、もし不備があってもWebで簡単に連絡できますし、試験についての情報提供や、合否照会までオンラインで自動化して完結。

ペーパーレス化で、紙の願書や受験票が不要になるため、学校側も出願者側も、書類への記入や郵送といった、手間とコストがかかるアナログな作業が激減します。

Merit

導入のメリット

学校側のメリット

煩雑な事務作業を大幅に削減できる

自動処理できる部分は全て自動化できる。

郵送されてきた膨大な数の書類の開封・確認と、データ入力作業が不要になる。

入力漏れ、入力ミスのチェック機能により、書類の不備対応業務が減る。

大学院入試・留学生入試など、出願項目・受付期間・要項のURLを自由に設定でき、一度作成してしまえば次年度以降は使い回しができる。

書類不備や誤入力について、Webで出願者とやり取りができ、担当部署内で情報共有できるため、業務の効率化が図れる。

学籍管理システム等、他の学内システムとAPIでデータ連携すれば、更なる業務効率化も可能。

出願状況、入金状況をリアルタイムで把握できる

出願者が入力完了したデータは、システムに即時反映。

いつでも管理画面で最新の出願者数、入金状況を確認できるので、状況に応じて即座に次の手を打てる。

オンライン決済システムと連携すれば、受験料の支払い確認も自動化可能。

受験生への連絡、案内、合否通知を効率化・迅速化

出願者にWebで簡単に連絡できる。電話、FAXでの連絡が不要になる。

推薦者にメールを送信し、推薦者が推薦状・成績証明書をアップロードするので、書類の改ざんを防止できる。

外国在住者とWebでスピーディーにメッセージをやり取りできる。タイムラグが少なくなる。

内容に不備があった場合の連絡や、突発的な変更事項、注意事項の告知も即座におこなえる。

出願完了時に、試験日時、会場を自動的に案内できる。

合格・不合格の通知を、設定した日時に一斉配信可能。

出願の省力化とスピードアップによる志願者の増加

休日や夜間でも、募集要項の閲覧、出願受付に自動で対応。

手続きのオンライン化により、締め切り直前の急な出願にもスピーディーに対応でき、駆け込み志願も取り込める。

コスト削減

募集要項、出願票、受験票等の印刷、保管コストが削減できる。

出願者への書類郵送コストが削減できる。

出願項目を自由にカスタマイズできるので、改修コストを抑えられる。

受験生側のメリット

PC、タブレット、スマホで、いつでもどこでも出願可能

マルチデバイス対応で、どの端末からでも入力・送信できる。

インターネット環境と端末さえあれば、24時間いつでも、世界中のどこでもすぐに出願できる。

期限ギリギリまですぐに出願できる

願書の取り寄せ、郵送不要。ネットですぐに出願できるので、期限ギリギリでも間に合う。

受験料の支払い証明書を添付すれば、支払い手続きも完了。

銀行振込、クレジットカードによるオンライン決済も可能(※決済システムとの連携が必要)。

ミスが減り、受験票の未着や紛失の心配がない

自動エラーチェックや入力補助機能により、願書の書き間違い、記入漏れを減らせる。

添付書類の入力漏れチェック機能で、必要書類の抜け漏れが無くなる。

受験票はオンラインで発行されるので、郵送で受け取る必要無し。

外国人もスピーディーに出願できる

多言語表示対応で、英語、中国語、韓国語等、多言語での表示が可能。

郵送不要なので、遠く離れた国でもタイムラグが無い。

Flow of use

利用フロー

利用フロー
  • Step.01
    出願者がWebサイトにアクセスして、アカウントを作成。
  • Step.02
    出願者に、IDとパスワードを記載したメールを自動送信。
  • Step.03
    メールで送られてきたIDとパスワードでログイン。入力フォームに必要事項を入力。顔写真、パスポート(※外国人の場合)、卒業証明書、受験料の支払い証明書の画像をアップロードして、送信すれば申請完了。
  • Step.04
    ・学校が内容をチェック。不備書類や誤入力があれば、出願者にWebでメッセージを送信。システム内で学校側と双方向でやり取りができます。
    ・出願者にはメールでメッセージ着信通知が送られてくるので、URLをクリックし、ログインして内容を確認。
    ・学校側で出願者の既読管理ができるので、確実に進捗が管理できます。
  • Step.05
    学校から推薦者にメールを送信し、推薦者が推薦状、成績証明書を直接アップロード。
  • Step.06
    不備がなければ受付完了。システム上で、試験日時、会場等の案内を通知。
  • Step.07
    一次試験後に、学校が試験結果判定をシステムに入力。
  • Step.08
    ・一次試験の合否通知メッセージを送信。合格者には二次試験の日時、会場を通知。
    ・二次試験後にも、学校が試験結果判定をシステムに入力し、合否通知メッセージを送信。
    ※個々のpdfファイルの掲載は公印問題があるため、Web上で合格判定のみを表示
  • Step.09
    合格者から奨学金の仮申請を受け付け。
  • Step.10
    ・留学生用入国サポートを実施。
    ・データ連携により、出願時にチェックしたデータをそのまま流用可能なので、再入力の手間が省ける。
Function

機能

出願項目のカスタマイズ

  • 項目や受付期間は自由に設定でき、次年度以降は使い回しできます。

会場・試験情報の表示

  • 管理画面で出願用のページを設定でき、受付期間や、募集要項詳細ページのURLを設定できます。

出願情報検索・管理

  • 受付番号、受験番号、氏名、国籍、判定結果などの項目で受験生を検索して、一覧表示。データの編集も可能です。

出願者のファイル出力、CSV一括ダウンロード

  • データをcsvファイルで出力できます。
  • 出願者が登録した顔写真、パスポート、卒業証明書、スコアシート等のファイルをダウンロードできます。

願書印刷

  • 1人ずつの願書を簡単に印刷できます。

受験票表示・印刷

  • オンラインで表示しますので、学校側から郵送する必要がありません。
※受験生は印刷するためのプリンターが必要です。

メッセージボックス機能

  • 画面に着信日時と件名が一覧表示され、件名をクリックすると詳細が表示されます。

合否照会

  • 受験者が自分専用のページにログインして、学校からの通知を見る形になります。
Server

サーバー環境

レンタルサーバーやクラウドでも構いませんが、新規で専用サーバーを立てる必要があります。他のシステムが稼働中のサーバーに、追加で本システムを載せることはできません。
利用サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー8GB以上
  • HDの空き容量100GB以上

※メモリーと空き容量は、出願者数1,000人の場合の目安。
人数の増減によって、必要容量も増減します。

Introduction example

導入事例

京都大学(経済学研究科、吉田カレッジ)様

概要

出願受付をWeb上でおこない、試験に関する情報提供・受験票の送信から、合格・不合格の通知までを全てネット上で自動化するシステム。

導入の経緯・背景

  • 大学から大学院を志望する外国人受験生のために、Webで出願できるシステムが必要だった。
  • 外国人受験生の出願受付や連絡を、タイムラグ無しでおこないたかった。
  • 事務作業が非常に煩雑で、職員の負担が大きかったため、作業を効率化したかった。

導入の成果

システム導入前と同じ職員数で、導入前よりはるかに多い数の出願受付に対応することができました。

画面イメージ

学校側管理画面

出願要項設定
【出願要項設定】
出願要項管理
【出願要項管理】
出願者一覧
【出願者一覧】
出願情報、判定データ管理
【出願情報、判定データ管理】

出願者用画面

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学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、貴学の業務を効率化できるソリューションをご提案させて頂きます。

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