在留資格認定証明書(CoE)取得支援システム

Outline

システム概要

システム概要
煩雑なCoE代理申請の業務負荷を、大幅に軽減できる一元管理システム

留学生や外国人研究者、労働者を受け入れる、大学や会社様向けの在留資格認定証明書(CoE)代理申請業務の管理システムです。ネットで在留資格認定証明書(CoE)の代理申請、関連部署との連絡、留学生・外国人研究者との連絡、代理申請業務の進捗管理をすることができます。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 手続きを非対面で完結。コロナ対策としても有効
  • 連絡や作業を定型化して、作業者の負担を軽減
  • 業務の抜け・漏れをなくし、申請が期限に間に合わない等のミスやトラブルを未然に防止
  • 進捗管理機能で業務の抜け・漏れをなくし、トラブルを未然に防止
  • 職員の業務効率化により、業務コストを削減

在留資格認定証明書(CoE)の代理申請をするためには、関わっている部署や先生、外国人本人から様々な情報を集めなければならず、事務作業が非常に煩雑ではありませんか?

また、複数担当者で業務を遂行していることが多いため、抜け漏れが発生しやすく、申請が期限に間に合わなくなる等のトラブルが発生することもあるのではないでしょうか。

「CoE取得支援システム」なら、在留資格申請・取得に関しての代理申請部署と部局、受入れ教員、留学生や外国人研究者間の連絡を一元管理できますので、アナログ作業では管理がかなり大変な「申請の進捗状況」を、関係者全員が簡単・明確に把握することができます。

また、「誰がどの情報を提供しなければならないか」が画面上ですぐ分かるので、申請に関わる全ての人の作業負担が減るだけでなく、「何をすればいいか」「何が完了していないか」が明確になり、抜け・漏れやトラブル発生を未然に防ぐことができます。

職員用のポータルサイト経由でログインするため、なりすまし申請を防ぐことができるのも大きなポイントです。

Merit

導入のメリット

受入教職員、部局の申請手続きが楽で便利に

ネットで申請可能。申請取り下げもシステムを使って連絡できる。

在留資格取得の進捗をシステムで確認可能。

在留資格認定証明書をダウンロード可能。

Excelファイルを使った一括申請にも対応。部局担当者が多数の申請をしたいケースでも、効率的に申請できる。

居室割当業務の自動化

自動居室割当(抽選)機能で、複雑な作業を自動化。単身室、夫婦室、家族室などの部屋種別に適した入居者を、自動割当できる。

入居者数や入居者属性ごとに、割り当て可能な居室制限を設定可能。

希望した居室タイプがなかった時の代替居室選択ルール等、きめ細やかなアルゴリズムも構築可能。

手動で居室割り当て調整も可能。

申請書の記入漏れやミスを低減

代理申請に必要な情報が登録必須になっているので、未入力項目催促の必要がなくなる。

代理申請に利用する書類の画像アップロードが可能。

同一研究者、留学生に対する重複申請を検知して防止。

申請書様式に、入力値を埋め込んで印刷可能。

窓口業務を大幅に効率化

分かりにくい申請ルールを正確に提示できるので、窓口で申請方法を指示する業務が大幅に減少。

システム上で、簡単に部署間の連絡ができる。

証明書発行部署への発行依頼、申請受付の確認通知、申請者への入力依頼通知など、作業に特化した連絡機能で業務を効率化できる。

システムに搭載された、問合せ機能を使った問合せ対応ができる。

代理申請の進捗状況は受入れ教員画面から確認できるので、進捗に関する問合せが減少。

便利な機能で業務を円滑に進められる

進捗に応じて次に行うべき作業をシステムがナビゲートするので、ヒューマンエラーを防げる。

対応が必要な申請、問合せ件数をトップ画面に表示し、作業の抜け、漏れを防止。

Flow of use

利用フロー

利用フロー
Function

機能

教職員向けログイン機能

  • 既に使われているシングルサインオン認証と連携することで、部外者によるなりすまし申請を防止。

重複登録防止機能

  • 同じ人物に対して受入れ教員と部局の両方が別々に申請するのを防ぐため、似た申請が既に登録されてないかを判定し、申請時に重複登録を防止する機能。

安全保障輸出管理審査確認機能

  • 安全保障輸出管理の審査を行ったか申請時にチェックを強制し、申請時チェックのエビデンスを残す機能。

必要書類アップロード機能

  • 代理申請に必要なパスポートのコピー、証明用写真画像をアップロードできます。
Server

サーバー環境

今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上
Project outline

プロジェクト概要

制作期間 6ヶ月~
費用イメージ 500万円~
Introduction example

導入事例

京都大学様

概要

外国人研究者、留学生を受け入れる研究室からの申請から、申請者への在留資格認定証明書送付までの、在留資格代理申請に関するデータ入力、関係者への連絡、入国管理局への提出書類印刷などの一連の事務処理を管理するシステム。

導入の経緯・背景

在留資格代理申請処理に関して、作業のミスや連絡漏れが発生していたため、システム導入により、その課題の解決を図った。

課題とご依頼内容

  • 受入研究室への申請案内を出せるようにしたい
  • 必要情報、書類の収集ができるようにしたい
  • 部局への受入証明書発行依頼を自動化したい
  • 在留資格認定証明書交付申請書の出力ができるようにしたい

得られた成果

「導入前に比べて職員の負担が減り、ミスが減りました。」

「重複申請の自動検出など、手動では対策が難しい問題も解決しました。」

「データが一元化されたことで、職員間のデータ共有や過去データの参照も容易になりました。」

「年間530件の在留資格代理申請をオンラインで受け付けました。」

画面イメージ

管理者用画面

管理者用トップページ
【管理者用トップページ】
管理者用申請一覧
【管理者用申請一覧】

教職員用画面

教職員用トップページ
【教職員用トップページ】
教職員用申請一覧
【教職員用申請一覧】
Consultation

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