授業料・入学料の免除、徴収猶予オンライン申請システム

Outline

システム概要

大学や大学院などの授業料・入学料の免除、徴収猶予のオンライン申請ができるWebシステムです。学生がPCおよびスマートフォンで入力して提出した申請書を、オンラインで受付。判定システムとデータ連携も可能です。

従来の授業料・入学料の免除、徴収猶予の申請は、煩雑なルールに従い、申請者の事情によって異なる多数の書類を揃える必要があるため、申請者には分かりにくく、受付をする窓口側では対応に時間がかかる業務です。システムを使ってオンラインで申請できるようにすることで、迷いなく、手戻りなく手続きを進められるようになります。

大学のご担当者様と共に、機能や帳票、操作性等、細かい部分まで徹底的に協議し、弊社のノウハウを最大限に活用して開発しました。教育機関の現場のニーズや業務内容に精通した担当者が、導入から運用までサポート致しますので、安心してご利用いただけます。

Solution

導入目的・解決できる課題

  • 学生の申請手続きの簡便化
  • 事務側の窓口対応時間削減
  • 事務側のデータ入力業務削減
  • コロナ対策で申請と受付を非対面化
Benefit

導入のメリット

学生の申請手続きが楽で便利に

PC、スマートフォンのどちらでも、好きな時に入力できる。

主要定型書類の自動出力機能によって、システムで入力した内容がpdfに反映されるので、手書きでの記入・訂正の手間を軽減できる。

その他の申請書類をダウンロードすることができる。

語を併記しているので留学生でも入力できる。(英語以外の言語も対応可能)

申請書の記入漏れやミスを低減

申請者の状況や入力内容に応じて、提出が必要な書類を判定できるので、提出時の書類の過不足を無くせる。

不正な入力や記入漏れをシステムが自動でチェックするので、提出時の書類差し戻しを無くせる。

窓口業務を大幅に効率化

分かりにくい申請ルールを正確に提示することで、窓口で申請方法を指示する業務を大幅に削減できる。

システム上で、英語等、他の言語でも表記することができるので、「外国語を話せる職員がいないと対応できない」ということが無くなる。

外部の判定システムにそのままアップロードが可能なCSVを出力できるので、データ入力作業を無くせる。

業務を円滑に進められる便利な機能

メール通知機能によって、学生にリアルタイムで定型連絡をすることができるので、簡単に情報を共有できる。

申請の意思はあるが、入力が完了していない学生を一覧で確認でき、催促のメールを一括送信できるので、申請のし忘れを防げる。

期限を過ぎてからの申請や、申請の辞退にもシステムで自動的に対応できる。

期ごとにデータをリセットするので、個人情報を保持するリスクを防げる。

Specification

仕様

年度切り替え機能

学生データは「都度入れ替え」か「引き継ぎ」を選択可能。申請データは年度・期間を切り替え。

期間指定機能

システムが申請を受け付ける期間等を指定できます。

前後期一括申請

学生が、前期の内容を引き継いで後期の申請をすることができます。

申請完結方法設定

「オンラインで完結」「最終的には紙で書類を提出」等を設定できます。

学内認証システムとの連携

簡易的には学内アドレスによる認証も可能。

入力項目・フローのカスタマイズ

申請書の入力項目やフローは、大学ごとに個別にカスタマイズできます。

申請データ修正

管理者側でも申請データを修正することができます。

exportデータ出力

申請受理後、審査システムへのexportデータを事務側で出力可能。(審査システムの作成も承ります)

メール通知

定型的な状況通知等をメールで送信。オプションで、個別のコミュニケーション機能も追加可能。

クラウド型の運用も可

学内のサーバー、大学のドメイン内での運用が難しい場合は、弊社管理のjumen.jp上でのホスティング運用も可能。

Introduction example

導入事例

導入実績

  • 京都大学様
  • 東京農工大学様

システムのポイント

  • 申請者自身が各申請様式に記入しなくてはならない項目について、自動差し込み、入力データ・項目の正誤確認等の入力補助を行い、入力データを元に、申請書を印刷可能なデータとして出力することができます。
  • 入力されたデータは、既存の学内システムに取り込めるようにCSVで出力。全件、入力日の範囲指定に基づいた指定レコードのみの出力が可能で、データの差分取り込みは学内システムで制御することができます。
  • 後期の申請には、前期の申請データを流用できるため、学生の入力の手間を減らすことができます。
  • 申請を試みた学生が誰か分かるので、完了していない学生に対して催促のメールを一括送信することで、期間終了後にごねてくるようなトラブルを防ぐことができます。
  • 期限を過ぎてからの申請や、申請の辞退にもシステムで対応できる等、柔軟な設計になっています。

画面イメージ

職員用画面

  • TOP画面
  • 申請者一覧画面
  • 学籍データ画面

学生用画面

  • ログイン画面
  • TOP画面
  • 入力画面

操作手順

職員が行う主な操作手順

学生が行う主な操作手順

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