在留資格に関する所属機関等作成用書類発行事務管理システム

Outline

システム概要

システム概要
在留期間更新・資格変更時に必要な「所属機関等作成用書類」の発行事務を効率化

外国人留学生が出入国在留管理局で「在留期間の更新」または「在留資格の変更」手続きを行う際に必要な「許可申請書」様式のうち、「所属機関等作成用書類」の作成をオンラインで所属部局に依頼できます。

学生はスマホやPCで在留資格カードの画像をアップロードするだけで作成依頼が完了。書類の受取方法はダウンロードと窓口のどちらかを学校側で指定できます。「所属機関等作成用書類」の作成依頼と引き渡しを効率化し、書類発行の進捗状況を一元管理できるシステムです。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 依頼受付から引き渡しまでオンライン化。学生と学校側双方の利便性が向上。
  • 情報の一元管理で業務効率が大幅に改善。進捗状況も一目でわかる。
  • ペーパーレス化によるDXの促進、省スペース化、コスト削減。
  • 学生への連絡作業を省力化。システム上で簡単にメール送信可能。
Issues

こんな課題はありませんか?

「所属機関等作成用書類」の作成依頼受付や発行業務が煩雑で、事務職員の方の負荷が大きくなっていませんか?これらの事務作業はもちろん、紙の書類やエクセル等のソフトでおこなうこともできますし、学生の数が数十人程度であれば、それほど大変な作業ではないかもしれません。しかし、数百人~数千人の規模になったら、かなり煩雑な業務になるのではないでしょうか。

また、紙やエクセルによる情報管理では、どうしてもヒューマンエラーの発生確率が上がり、「書類に不備がある」「業務の抜け漏れが発生」等の問題が多発するとともに、進捗状況の管理、職員間の情報共有が難しいという課題が出てきます。このシステムがあれば、そういった課題を解決し、職員の方の業務を効率化することができます。

Merit

導入のメリット

書類作成依頼のオンライン化&利便性向上

学生が在留資格カードの画像をアップロードするだけで「所属機関等作成用書類」の作成依頼ができる。

スマホ、タブレット、PCで24時間いつでも依頼できる。

発行された「所属機関等作成用書類」はダウンロードも可能。窓口に行かなくても受け取れる。

手続きを非対面で完結できるので、コロナ対策としても有効。

業務効率化&コスト削減

学生からの書類作成依頼状況が一覧表示されるので、情報を一元管理でき、全職員が瞬時に状況を把握できる。

管理画面で「所属機関等作成用書類」をアップロードすることで学生への交付が可能。事務職員の業務を効率化できる。

データ入力、書類作成、連絡業務、窓口対応時間が減り、業務コストを削減できる。

教務情報システム等と連携すれば、学生情報の登録不要。(制作費は応相談)

ペーパーレス化によるDXの促進

知りたい情報はシステムですぐに検索できる。手作業で書類を探す必要なし。

システムでステータス管理ができるため、「書類に不備がある」「進捗状況が分からない」等の課題を解消できる。

書類が不要になるので、保管スペースが不要。

学生への連絡作業を省力化

何か不備があった場合等に、管理画面で学生とメールをやりとりできる。

管理画面上で「ダウンロード」「引き渡し」「差し戻し」「取り下げ」を選択し、学生にメールで通知できる。

手続きが止まっている学生に、催促メールを送れる。

Flow of use

システム利用フロー

システム利用フロー

「所属機関等作成用書類」の作成依頼をWebで受け付け、学生がダウンロードまたは窓口で書類を受け取ることができます。書類作成依頼の進捗状況を一元管理でき、全職員間で簡単に情報を共有できます。

Function

機能

「所属機関等作成用書類」の作成依頼受付

  • 学生が「所属機関等作成用書類」の作成をオンラインで所属部局に依頼できます。
  • 学生はスマホ、タブレット、PCのいずれかで学生番号を入力してログイン
  • 在留資格カードの両面の画像をアップロードするだけで簡単に依頼が完了

「所属機関等作成用書類」の提供

  • 学校側で書類の作成が完了したら、「ダウンロード」または「引き渡し」を選ぶだけ。
  • 受取方法は学校側で指定できます。
  • 学生にメールが送信され、「ファイルをダウンロード」「窓口で手渡し」のどちらかで受け取れます。

学生情報自動登録

  • 学生が登録した在留資格カードの画像は、学生ごとの個別情報画面に表示されるので、簡単に確認できます。
  • 貴学の基幹システムと情報連携するカスタマイズも可能です。(制作費は応相談)

学生検索機能

  • 学生番号や氏名、所属などの学籍情報で絞り込み検索ができます。
  • 現在の在留資格(留学、研修、家族滞在、文化活動、短期滞在、日本人の配偶者、教授、高度専門職、等)で絞り込み検索ができます。
  • 在留資格の「許可日」「有効期限」で検索できます(〇月〇日以降、〇月〇日~〇月〇日、〇月〇日まで、で検索可能)。

申請状況管理

  • システム上で、学生ごとに申請状況(未申請、申請中、差し戻し、引き渡し、学生受取済み、取り下げ)が記録されます。
  • 特定の申請状況に該当する学生を検索して一覧表示できます。
  • 「申請日」「申請種別(期間更新、資格変更)」「引き渡し日」で、該当する学生を検索できます。

メール一斉送信、送信履歴確認機能

  • 指定した(一覧画面でチェックを入れた)学生にメールを個別、または一斉送信できます。例えば、申請中の学生を検索して、該当する学生にだけ同じ内容の文面を一斉送信することもできます。
  • メールを定型文として複数保存できます。定型文はメールの送信時に使用できるので便利です。
  • 送信したメールの履歴(送信元、宛先、送信日、送信内容)を管理画面で確認できます。

外国語対応

  • 日本語の他、英語でも表示できます。(原稿はご提供ください)
  • 中国語等、他の言語で表示するカスタマイズも可能。(制作費は応相談)
  • 学生ごとに、システムから送信するメールで使用する言語を指定できます。
Server

サーバー環境

今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。ご要望に合わせて、セットアップ致します。

利用サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上

※学生数が数万名規模の場合は、もっと増強する必要がございます。

Project outline

プロジェクト概要

制作期間 6か月~
費用イメージ 100万円~

※「外国人留学生の適切な受入れ及び在籍管理強化システム」と同時開発する場合は、重複する部分のプログラム開発が不要なため、2システムの費用を単純に合算した金額にはなりません。同時開発なら、単純合算より割安の金額で実装できます。
※学認(学術認証フェデレーション)を導入されていない場合は、上記より金額が増えます。

Consultation

プロに無料相談

外国人留学生用の「所属機関等作成用書類」の発行事務を効率化するシステム導入にご興味がある大学、専門学校様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、最適なソリューションをご提案させて頂きます。

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