奨学金インターネット申請受付システム

Outline

システム概要

システム概要
申請書のデジタル化で、手作業のデータ入力が不要に!申請情報の共有も楽々。

学生に奨学金の申請情報をWebで入力してもらい、学生自身で申請書を印刷できるシステムです。職員が申請内容を手作業でエクセルに入力する手間と、記入方法の説明や不備の対応を削減することができます。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • Web上で奨学金の募集情報、条件等を学生に告知できる。
  • 学生はWebで申請書を作成できるので、手書きでの書類作成が不要。
  • 申請画面を見れば何を入力すればいいか分かるので、学生への説明の手間が省ける。
  • 申請内容のデータ入力作業が不要。申請データは簡単に出力可能。
  • システムで簡単に職員間の情報共有ができる。

奨学金の申請受付業務が煩雑で、苦労していませんか?手書きの書類に記載されている内容を、エクセル等に手作業で入力するのは膨大な手間と時間がかかりますし、多数の申請情報を書類だけで管理するのはとても大変ですよね。

奨学金Web申請システムを使えば、大学独自の奨学金、各種財団や日本学生支援機構の奨学金など、取り扱っている全ての奨学金の申請情報を一括管理できます。

申請書の入力は学生がやってくれますので、職員側の入力作業は不要!属人化しやすい事務処理作業・申請情報を一元管理できるので、職員同士の情報共有やデータの管理を作業効率が向上します。

Webで入力フォームの項目に沿って入力すれば申請書が完成するので、手書きに比べて学生の書類作成の負荷も軽減。入力チェック機能によって、必須事項の抜け漏れが減り、申請書の不備を減らすこともできます

Merit

導入のメリット

学校側のメリット

申請内容のデータ入力作業が不要

学生が申請内容をフォームに入力して、送信すれば申請書が完成。

申請者のデータをエクセルに入力する必要がなくなる。入力作業の手間が省ける。

申請データの出力が簡単にできる

申請者一覧画面から全員のデータをcsvファイルでダウンロードできる。

必要な場合は、学生ごとの申請書を簡単に印刷できる。

フォロー業務の負担軽減

学生管理や成績管理システムと連携すれば、申請に必要なデータの取り込みも可能。

会計システムと連携すれば、出金伝票作成などの作業も軽減。

オンライン申請にも対応可能。財団等への申請作業まで一気通貫でデジタル化できる。

学生側のメリット

Webで簡単に申請書を作成できる

記入用の申請書を取りに行く必要がない。

申請の際に必要な項目と内容をWeb上で確認でき、全て入力すれば、自動的に申請書類が完成する。

両親の年収など、分からない項目がある場合は、「一時保存」ができ、後から不明な項目を追加入力できる。

ボタン1つで簡単に申請書を印刷できる。

Sample System

構成例

構成例

上記は構成例です。ご要望に合わせてカスタマイズや外部連携もできます。データ連携に対応している財団等なら、オンライン申請や採用者データの取り込みも可能です。

Function

機能

申請書入力フォーム

  • 必須項目を指定でき、必須項目が入力されていない場合は、送信時にエラーが表示されます。
  • 学生が、奨学金の第1希望~第4希望を指定できます。
  • 「収入欄には源泉徴収票の支払い金額を記入」等、入力項目の補足説明を表示でき、誤りを軽減できます。

一時保存機能

  • 学生が申請内容入力時に全ての項目が分からない場合、その時点で入力が完了した項目だけ保存することができる機能です。
  • 一時保存した申請内容は、後から追加入力することができるので、分からないことは後回しにすることができます。

申請者一覧表示

  • 申請してきた学生の情報が一覧表示されます。入力が完了していない場合、「一時保存」と表示されるため、入力が完了していない学生をすぐに把握できます。
  • 個別の申請データに不備があった場合、管理画面で「一時保存」に切り替え、入力内容を修正できます。

メール送信機能

  • 申請内容に不備がある場合、管理画面を使って、学生に個別にメールを送信することができます。 ※基本的に送信のみとなります。受信も可能にする場合は難易度が高くなるため、かなり費用がかかります。

財団管理機能

  • 奨学金の募集情報、奨学金を提供する団体の情報、募集条件(対象になる学部、学年等)を管理画面で編集し、システム上で学生に提示できます。

個別申請許可機能

  • 申請期間外でも例外的に申請を受け付けられるように、個別の学生に対して申請を許可することができます。

外部システムとの連携

  • データ連携できる財団等の申請システムと連携すれば、先方から受け取る採用者データをそのまま一括登録できます。
  • 教務システムと連携すれば、学業成績データをインポートすることもできますので、奨学金の申請に係る手続きを簡単に行うことができます。
  • 会計システムと連携すれば、出金伝票作成作業も軽減できます。
Server

サーバー環境

オンプレミスのサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
利用サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上
Project outline

プロジェクト概要

制作期間 3ヶ月~半年
費用イメージ ■ 初期費用
300万円~

■ 運用保守
月額約3~5万円
※その他、サーバー利用料金がかかります。
Consultation

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