奨学金インターネット申請受付システム
システム概要
学生に奨学金の申請情報をWebで入力してもらい、学生自身が申請書を印刷できるシステムです。職員が申請内容を手作業でエクセルに入力する手間と、記入方法の説明・不備の対応などの業務を削減できます。
導入効果・解決できる課題
- Web上で奨学金の募集情報、条件等を学生に告知できる。
- 学生はWebで申請書を作成できるので、手書きでの書類作成が不要。
- 申請画面を見れば何を入力すればいいか分かるので、学生への説明の手間が省ける。
- 申請内容のデータ入力作業が不要。申請データは簡単に出力可能。
- システムで簡単に職員間の情報共有ができる。
こんな課題はありませんか？
奨学金の申請受付業務で、手書きの書類の記載内容をエクセル等に手作業で入力するのは膨大な手間と時間がかかりますし、多数の申請情報を紙の書類だけで管理するのはとても大変ですよね。
奨学金Web申請システムを使えば、学校側・学生側双方の手間を大幅に削減できるとともに、大学独自の奨学金、各種財団や日本学生支援機構の奨学金など、取り扱っている全ての奨学金の申請情報を一括管理できます。
導入メリット
学校側のメリット
申請内容のデータ入力作業が不要
学生が申請内容をフォームに入力して送信すれば申請書が完成するので、職員側の入力作業は不要！エクセルに入力する作業の手間が省ける。
属人化しやすい事務処理作業・申請情報を一元管理できるので、職員同士の情報共有やデータ管理の作業効率が向上。
申請データの出力が簡単にできる
申請者一覧画面から全員のデータをcsvファイルでダウンロードできる。
必要な場合は、学生ごとの申請書を簡単に印刷できる。
フォロー業務の負担軽減
入力チェック機能によって必須事項の抜け漏れが減り、申請書の不備が減少。
学生管理や成績管理システムと連携すれば、申請に必要なデータの取り込みも可能。
会計システムと連携すれば、出金伝票作成などの作業も軽減。
オンライン申請にも対応可能。財団等への申請作業まで一気通貫でデジタル化できる。
学生側のメリット
Webで簡単に申請書を作成できる
記入用の申請書を取りに行く必要がない。
申請に必要な項目と内容をWeb上で確認でき、全て入力すれば自動的に申請書が完成。
学生はデジタルデバイスの取り扱いに慣れているので、手書きに比べて書類作成の負荷が減る。
両親の年収など、分からない項目がある場合は「一時保存」ができ、後から不明な項目を追加入力できる。
ボタン1つで簡単に申請書を印刷できる。
構成例
上記は構成例です。ご要望に合わせてカスタマイズや外部連携もできます。データ連携に対応している財団等なら、オンライン申請や採用者データの取り込みも可能です。
機能
申請書入力フォーム
- 必須項目を指定でき、必須項目が入力されていない場合は送信時にエラーを表示。
- 学生が、奨学金の第1希望～第4希望を指定できる。
- 「収入欄には源泉徴収票の支払い金額を記入」等、入力項目の補足説明を表示できるので入力ミスが減少。
一時保存機能
- 学生が申請内容入力時に全ての項目が分からない場合、入力が完了した項目だけ保存できる。
- 一時保存した申請内容は後から追加入力できるので、また最初から入力しなおす必要が無い。
申請者一覧表示
- 申請してきた学生の情報を一覧表示。入力が完了していない場合、「一時保存」と表示されるため、入力が完了していない学生をすぐに把握できる。
- 個別の申請データに不備があった場合、管理画面で「一時保存」に切り替え、入力内容を修正できる。
メール送信機能
- 申請内容に不備がある場合、管理画面から学生にメールを送信できる。
※基本的に送信のみ。受信も可能にする場合は難易度が高くなるため、かなり費用がかかります。
財団管理機能
- 奨学金の募集情報、奨学金を提供する団体の情報、募集条件（対象になる学部、学年等）を管理画面で編集し、システム上で学生に提示できる。
個別申請許可機能
- 申請期間外でも例外的に申請を受け付けられるように、個別の学生に対して申請を許可できる。
外部システムとの連携
- データ連携できる財団等の申請システムと連携すれば、先方から受け取る採用者データをそのまま一括登録可。
- 教務システムと連携すれば、学業成績データのインポートもできるので、奨学金の申請に係る手続きが簡単にできる。
- 会計システムと連携すれば、出金伝票作成作業も軽減。
サーバー環境
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
- ルート権限の付与が可能
- Linux OSを搭載している
- メモリー4GB以上
- HDの空き容量30GB以上
プロジェクト概要
| 制作期間 | 3ヶ月～半年 |
|---|---|
| 費用イメージ | ■初期費用 300万円～ ■運用保守 月額約3～5万円 ※その他、サーバー利用料金がかかります。 |
プロに無料相談
民間奨学金のインターネット申請受付システムによる、受付業務の効率化にご興味がある大学・大学院様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。
学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、貴学の業務を効率化できるソリューションをご提案させて頂きます。
