海外渡航届管理システム

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システム概要

システム概要
大学生などの海外渡航届の承認と情報管理業務を効率化

大学等の教育機関で、学生が留学・観光等で海外に渡航する際に必要となる「海外渡航届」の作成・受付と、渡航情報の管理業務をシステムで効率化しませんか?協定校への留学プログラムの要件を満たしているかどうかの承認と、渡航中の学生管理や連絡作業を劇的に効率化できます。

学生がスマホやPCで渡航情報・海外での連絡先を入力して送信するので、学校側の情報入力作業は不要。データ入力の手間がなくなります。届け出の内容は画面で簡単に確認でき、「承認済み」「渡航中」等の進捗状況の把握も楽々。従来は学生が所属の部局に手書きの書類を提出するのが一般的でしたが、システム化すればネットで簡単に渡航届の受付と渡航情報の管理ができるようになります。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 届け出のオンライン化で学生と学校側双方の利便性が向上。
  • 職員の業務効率化による業務コストの削減。
  • 入力項目カスタマイズ&チェックで、届け出の不備を削減。
  • ペーパーレス化によるDXの促進、省スペース化。
  • 学生への連絡作業を省力・迅速化。
Issues

こんな課題はありませんか?

大学等の在学中に学生が海外渡航する場合、事前に「海外渡航届」を提出する必要があります。海外渡航届は、学生が海外渡航中に事件・事故に巻き込まれた場合をはじめ、現地で自然現象や地政学的な危険が迫っている場合に、速やかに本人や保護者に連絡を取る手段を確保するとともに、海外渡航代理店や保険会社等と情報を共有することを目的として提出する物です。外国人留学生も、一時帰国や留学・観光等で日本を出国する場合は提出が必要です。

海外渡航届の受付・管理業務が煩雑で、事務職員の方に負荷がかかっていませんか?手書きの海外渡航届の内容を、エクセル等に手作業で入力するのは膨大な手間と時間がかかりますし、多数の学生の情報を書類だけで管理するのはとても大変ですよね?

書類で受付すると、学校側に受付と情報管理業務が発生します。留学プログラムの応募資格チェックや、データ入力の必要があるだけでなく、うまくデータを整理して保管しないと必要な情報を見つけ出すのも大変です。また、学生には書類の記入や提出の手間がかかりますので、学校・学生の双方ともに、とても便利だとは言えません。

海外渡航届管理システムを導入すれば、学生の海外渡航届を全てWebで受付して管理できます。学生が入力した渡航情報がデータで登録されますので、学校側の入力作業は不要。属人化しやすい事務処理作業・申請情報を一元管理でき、職員間の情報共有やデータ管理の作業効率が劇的に向上します。

入力フォームの項目に沿って入力すれば海外渡航届の提出が完了するので、手書きに比べて学生の書類作成や届け出に行く負荷が軽減。入力チェック機能によって、必須項目の抜け漏れがなくなり、届出内容の不備も減らせます

Merit

導入のメリット

職員の業務効率化による業務コストの削減

書類の転記やデータ入力作業が激減し、職員の業務を大幅に効率化できる。

協定校への留学プログラム等の留学要件を満たしているかどうかの承認作業も効率化。

届け出内容、学生情報の一括ダウンロードも可能。

書類の受付や整理、連絡業務、窓口対応時間が減り、業務コストを削減可能。

届け出のオンライン化で学生・学校側双方の利便性が向上

学生がWebで海外渡航届を提出できるので、書類記入の手間が不要。

ネット接続が可能な場所なら、スマホ、タブレットPCで24時間いつでもどこでも届け出ができる。

学校側は管理画面で簡単に内容を確認できる。

手続きを非対面で完結できるので、コロナ対策としても有効。

入力項目カスタマイズ&チェックで書類の不備を削減

入力フォームを複数作成して、部局や学生の属性ごとに必要最小限の情報だけ入力するようにカスタマイズできるので、無駄な入力の手間とミスを減らせる。

必須項目の入力チェックができるので、抜け漏れが減る。

ペーパーレス化によるDXの促進、省スペース化

海外渡航届の内容や承認状況等を一元管理でき、全職員が最新の情報を共有できる。

ステータス管理ができるので、「差し戻し」「承認済み」「渡航中」等、全学生の進捗状況が一目瞭然。

知りたい情報はすぐに検索できる。手作業で書類を探す必要なし。

書類不要で、保管スペースが不要。

学生への連絡作業を省力・迅速化

届出内容に不備があった場合等に、簡単に学生にメールを送信できる。

メールを送る対象の学生の絞り込み検索ができ、複数の学生に対して一括メール送信も可能。

例えば危険が発生した国や地域に滞在している学生を検索してメール送信可能。学生の電話番号もすぐに把握できるので緊急連絡も可能。

Flow of use

利用フロー

システム利用フロー

海外渡航情報をインターネットで届け出・管理できるようにすることで、学生はスマホ等で簡単に届け出ができ、学校側はシステム上で簡単に届け出内容を確認・編集できます。その他、実際の校務上のニーズにお応えして搭載した便利な機能が多数ありますので、簡単にご紹介します。

Function

機能

入力フォームテンプレートカスタマイズ

  • 部局や渡航目的ごとに、入力フォームを複数作成可能。例えば「文学部用」「教育学部用」「留学・学修を伴う渡航用」「学修を伴わない渡航用」等、入力する項目・内容は学校が管理画面で自由にカスタマイズできます。
  • 留学プログラムごとに入力フォームを表示、非表示にできます。
  • 不要な項目は表示しないようにできます。無駄な入力の手間がなくなり、ミスが発生しにくくなります。
  • 一度テンプレートを作ってしまえば、あとは必要な情報だけ入力するようにカスタマイズできるので、楽に入力フォームを追加作成できます。

入力フォーム下書き保存

  • 学生が届け出内容を入力中に、下書き保存できます。全部で20数項目の入力が必要な場合があるため、最後まで入力しきれなくて、途中まで入力した内容を保存しておきたい時に便利です。
  • マルチデバイス対応ですので、スマホ、PC、タブレットで入力可能です。

応募資格チェック、人数調整

  • 学生が、その留学プログラムに参加資格があるか、成績要件・留学要件を満たしているかどうかをチェックできます。
  • 応募枠に対して、学校側で人数を調整できます。

学生検索

  • 学生番号や氏名、所属などの学籍情報で絞り込み検索ができます。
  • 申請日、渡航先国・都市、渡航目的、渡航開始・終了日で該当者を検索できます(〇月〇日以降、〇月〇日~〇月〇日、〇月〇日まで、で検索可能)。
  • 学生のステータス(未申請、下書き中、渡航中、取り下げ、等)で絞り込み検索ができます。
  • 渡航中の学生の連絡先もすぐに検索できます。

安全保障輸出管理関連確認事項の情報取得

  • 武器、高性能な工作機械、生物兵器の原料となる細菌など、軍事的に転用される恐れがある物や技術が、大量破壊兵器等の開発者やテロリスト集団などに渡ることを未然に防ぐために必要な、「安全保障輸出管理関連確認事項」の情報を取得できます。

情報更新・連携

  • 申請された情報は、教員がまず承認してから部局に伝達されます。
  • 部局の職員は管理画面で情報を編集できます。
  • 承認済みの場合、渡航開始日になったら、ステータスが「渡航中」に自動的に変わります。
  • 帰国後は、学生が帰国報告をしないと「帰国済」にはなりませんので、トラブル発生に気づきやすくなります。
  • 申請内容は、自動的に教務情報システムに連携可能。

メール一斉送信、送信履歴確認

  • 指定した(一覧画面でチェックを入れた)学生にメールを個別、または一斉送信できます。例えば、「アメリカ」「ニューヨーク」等、海外の地域と都市で検索して、その地域に渡航している学生にメールを一斉送信できます。
  • メールを定型文として複数保存できます。定型文はメールの送信時に使用できますので便利です。
  • 送信したメールの履歴(送信元、宛先、送信日、送信内容)を管理画面で確認できます。
Server

サーバー環境

今ご利用中のサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。
ご要望に合わせて、セットアップ致します。

利用サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上

※学生数が数万名規模の場合は、もっと増強する必要がございます。

Project outline

プロジェクト概要

費用イメージ 300万円~

※カスタマイズの内容によって変動します。
※学認(学術認証フェデレーション)を導入されていない場合は、上記より金額が増えます。

Consultation

プロに無料相談

学生の海外渡航届の受付と渡航情報の管理・連絡業務を効率化するシステム導入にご興味がある大学、専門学校様は、ぜひWebシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、最適なソリューションをご提案させて頂きます。

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