オンライン授業Zoomミーティングスケジュール一括登録システム

Outline

システム概要

システム概要
Zoomを使ったオンライン授業の運用業務を劇的に省力化

大学などのオンライン授業スケジュールを管理画面にcsvファイルでアップロードするだけで、紐づけられたZoomアカウントでミーティング予約が完了。更に、授業のURLとパスワードを記載したメールを学生に自動送信できますので、オンライン授業の運用業務が驚くほど楽になります。

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 授業スケジュール登録作業の効率化で、教員、事務職員の業務が劇的に楽になる。
  • 授業前に、スケジュールをメールで自動送信でき、学生へのリマインドにもなる。
  • 授業日時の設定ミスや、学生に間違った授業情報を伝えてしまうミスが減る。
  • 職員が全てのオンライン授業スケジュールを一括管理し、Zoomアカウントを効率的に運用できる。

Zoomを使ったオンライン授業を実施されている大学が増えていますが、手動で「ミーティング予約」をしていませんか?

手動でミーティングのスケジュールを登録する場合、数十コマの授業を1コマずつ手作業でZoomに予約登録して、学生にメールで送信するのは、多大な手間と時間がかかりますし、非常にミスが発生しやすい作業です。「日時を間違えて登録していた」「送信先を間違えていた」と、気付いた時には遅かったという事にもなりかねません。

そんな煩雑でミスが発生しやすい作業を自動化し、業務を大幅に効率化できるのが、このオンライン授業Zoomミーティングスケジュール一括登録システムです。授業の時間割を入力したcsvファイルをアップロードするだけで、自動で複数のミーティング予約を設定できますので、あっという間にスケジュール登録作業が完了。

予め授業と学科の紐づけリストや、学生の氏名・学籍番号・所属学科のリストを登録しておけば、授業ごとに自動で対象学科の学生を抽出して、メールで授業情報を送信してくれるので、学生への情報伝達作業まで自動化できます。教職員の方にかかっている授業運用業務の負荷が、大幅に軽減されるシステムです。

Merit

導入のメリット

オンライン授業運用業務の効率化

パソコンに詳しくなくても、職員が授業スケジュールをZoomに楽々登録できる。

学生に授業情報をメールで自動通知できる。手動でメールを送信する必要がない。

システムが、授業ごとに対象学科の学生を抽出してくれるので、いちいち通知する学生を選別する必要がない。

ヒューマンエラーの削減

間違った内容でスケジュールを登録してしまうミスが減る。

学生に間違った授業情報を伝えてしまうミスが減る。

学生への情報伝達漏れが減る。

授業の時間帯が重なっている場合はエラーで登録できないので、登録時にミスを検知できる。

Zoomアカウント有料ライセンスの運用効率化

教員が個別に授業を予約するのではなく、事務職員が全授業のスケジュールを一括管理し、Zoomアカウントの有料ライセンスを効率的に運用できる。

教員ごとにライセンスを割り当てるのではなく、教室ごとに割り当てることで、スケジュールをフル活用し、余剰ライセンスの支払いを削減できる。

Flow of use

利用フロー

利用フロー

Zoomの無料アカウントでも、最大 100 人の学生とのミーティングを主催できますが、3人以上が参加するミーティングは、40 分の時間制限があります。

そのため、3人以上の学生に、40分以上のオンライン授業を実施したい場合は、時間制限が無い有料プラン(プロプラン等)を利用する必要があります。

Function

機能

csvファイルアップロード

  • 授業の時間割をcsvファイルで作成し、管理画面でアップロードし、スケジュールを登録します。
  • 授業の前日に、翌日のオンライン授業予約を設定します。何日後の授業でも登録できますが、変更・休講等の可能性を考慮して、前日登録を推奨します。
  • 連続授業は1コマずつ登録する必要があります。

Zoomミーティング自動予約

  • 登録された時間割に沿って、自動でZoomミーティングのスケジュールを予約します。
  • Zoomアカウントの有料ライセンスは教員ごとではなく、教室ごとに管理します。スケジュールの交通整理がしやすいので、有料プランを効率的に運用できます。
  • ZoomのAPI制限によって、1日の最大予約可能件数が決められています。予約可能件数以内であれば、何十コマでも登録できます。

授業情報送信先を自動選別

  • 学生情報(氏名、学籍番号、所属学科、メールアドレス)と、授業と学科の紐づけリストをcsvファイルで登録できます。
  • 学校側で作成した学籍番号等のメールアドレスでも、学生がプライベートで使っているメールアドレスでも、送信先として設定できます。

授業情報通知メール一斉送信

  • 授業の前日や当日の朝など、予め設定したタイミングで、授業名、日時、URLを記載したメールを学生に一斉自動送信します。
    ※履修管理システム、教務システムとの連携も費用別途で構築可能です。
  • クラウド型のメール一斉送信システムを利用すれば、メールサーバーの構築は不要。初期費用を抑えることができます。
    ※学校のメールサーバーも利用できますが、負荷がかかるので、外部サービスのご利用をおすすめします。

アクセス制限機能

  • 管理画面にログインするには、IDとパスワードが必要です。
  • IP制限をかけ、学校内からしか管理画面にログインできないようにすることで、セキュリティ対策を強化できます。
Server

サーバー環境

オンプレミスのサーバーでも、AWS等のクラウドでもOK。
ご要望に合わせて、セットアップ致します。
サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上
Project outline

プロジェクト概要

制作期間 ご契約から稼働開始まで約3ヶ月~
費用イメージ ■初期費用
100万円~

■運用保守
月額3万円~
※学生数によって金額が変わります。
※運用保守費用の他に、Zoomの有料プラン利用料、サーバー利用料がかかります。
Introduction example

導入事例

画面イメージ

授業管理画面

授業管理画面
Consultation

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