教務・学務情報支援システム

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システム概要

システム概要
カスタマイズ可能なオーダーメイド教務・学務システムで学校独自の業務効率化を実現!

市販されているパッケージとは一線を画す、オリジナルプログラムを開発します。オーダーメイドも可能ですし、今お使いのパッケージに、外部連携で必要な機能だけを追加する改修やカスタマイズにも対応可能。学校の業務内容にジャストフィットする教務システムを開発しませんか?

Benefit

導入効果・解決できる課題

  • 学校の教務・学務内容に合わせたプログラムを構築できる。
  • パッケージでは対応が難しい「カスタマイズ」ができる。
  • 技術的に可能なことなら、どんな機能でも実装可能。
  • 貴学に絶対に必要な独自の機能を、パッケージに外部連携で追加できる。
  • 他のシステムとの連携も柔軟に対応可能。
  • リリース後に出てきた課題やご要望にも迅速に対応。スピーディーな改修が可能。

弊社は、オーダーメイドの教務・学務情報システムを開発しています。パッケージのアプリケーションを使っていて、下記のようなお困りごとはありませんか?

  • 細かいカスタイマイズができない。
  • 大学や学部ごとの独自の要望に対応できない。
  • 改修費用が高い。
  • 改修に時間がかかる。
  • 改修自体が不可能。

パッケージの場合、格安の導入費用で短期間で導入でき、一般的な教務を効率化ができるのが最大のメリットですが、仕様が固まっているため柔軟性がありません。「教務の内容に合わせてプログラムを組む」ことができないため、「システムに合わせて作業のやり方を変える」必要があります。

教務、学務の内容に合わせてカスタマイズや改修をしようとしても、莫大な費用と時間がかかったり、そもそも改修ができないケースも。そんな課題を解決できるのが、オーダーメイド開発です。

オーダーメイドと聞くと、「とんでもなく高額になるのでは?」とお考えになるかと思います。確かに、フルオーダーメイドの場合、高額な費用と、数年単位の開発期間が必要になりますので、どの学校でも簡単に導入できる物ではありません。しかし、「とりあえず欲しい機能だけ追加したい」ということでしたら、今お使いのパッケージに外部連携で追加できますので、費用と時間は大幅に圧縮可能です。

弊社は、2004年から京都大学様の教務情報システム「KULASIS」を継続的に開発させて頂いております。大学のご要望や時代の変化に合わせて改修や機能拡張を続けており、今では2万名以上の学生が利用し、1日のログイン回数は1万回以上になることもある巨大なシステムに進化致しました。

ご要望を仕様に落とし込むプロデュース・設計力と、独自プログラムの開発力を持つ弊社なら、貴学の業務内容に合わせた理想のシステムを実現できます。

Merit

導入のメリット

教職員の煩雑な事務作業負荷を軽減

授業情報、教務厚生情報、履修登録を書類で管理する必要がなくなり、手書きの記入作業が不要になる。

履修人数制限など、自動的に計算・判定できる部分は自動化し、事務処理の手間を省くことができる。

システムを使って誰でも同じ作業ができるので、作業の属人化を解消。

出欠情報や成績等、データの転記や二重入力が省かれることで効率化が図られるととともに、人的ミスを軽減できる。

期末に集中しがちな処理を、日常的に処理できる。

入試から卒業、就職までの学生情報を一元管理。問い合わせの対応が楽にでき、多数の書類を集めて集計する手間と、書類間の連携ミスや変更漏れを削減。

教育・教務の質向上を実現

労働時間の短縮や、業務効率の改善により、時間的な余裕が生まれ、教育・教務の質を高める作業に注力できる。

学生、職員、教員間の情報共有がスムーズになり、キャンパスライフの質が向上。

情報伝達の迅速化&手間削減

履修登録や授業情報など、学生・教員・職員がシステムに情報を入力した時点で、即座にその内容の伝達、活用が可能。

教員から学生に、履修している授業やレポートに関する連絡事項をメールで通知できる。

Webで授業情報、教務厚生情報、学務からのお知らせを即座に告知できる。

授業の変更、休講、補講についての案内もスピーディーに告知可能。

メールアドレスを知らなくても、事務職員が管理画面から学生、教員にWebメールを送信できる。

学生の利便性向上

授業や学校生活に関するあらゆる情報を、いつでもどこからでも、スマホやPCですぐに確認できる。

Webでシラバス、授業情報の確認や履修登録・取消ができる。

履修している授業に関する連絡事項や、レポート提出に関する情報をWebで確認できる。

カスタマイズや部分的な機能追加ができる

パッケージでは実現が難しい、部分的な改修や機能拡張ができる。フルオーダーメイドも可能。

今お使いのパッケージに、追加したい機能だけを外部で構築して追加できる。

既存の他のシステムとのデータ連携も可能。

Sample System

構成例

構成例
Function

機能

教職員向け

授業・教務厚生情報、オフィスアワーの通知

  • 管理画面で事務員が講義名、教員名、取得単位数等の基礎情報を登録、告知できる。
  • 教務厚生情報、学務からのお知らせを登録、告知できる。
  • 授業の変更、休講、補講についての案内告知や、授業資料をアップロードできる。
  • お知らせ掲示板で、学生の呼び出し、落とし物告知等ができる。

メール送信

  • 事務職員が学生、教員のメールアドレスを知らなくても、管理画面から学生、教員にWebメールを送信可能。
  • 学生、教員は、自分専用のマイページでメールアドレスを登録。個人のメールアドレスを職員に知られる心配がない。
  • Web上にメール内容のログが残るので、悪用を防止。

カリキュラム表の作成・編集

  • 入学年度別、学科別に、入学から卒業までのカリキュラムを作成できる。
  • 前年度のカリキュラムをコピーして、簡単に新年度のカリキュラムを作成できる。
  • 管理画面のカリキュラム表の上で、ドラッグアンドドロップで自由に科目を移動できる。
  • システムに登録されたカリキュラムの情報を履修登録に使ったり、シラバスの作成に利用可能。

学生情報、成績管理

  • 授業・履修・採点データと、学生の個人情報の一部をシステム上で一元管理。
  • 学生別に成績や試験情報、単位取得状況を集計、管理できる。
  • 学生はWebで自分の成績を閲覧でき、卒業要件や資格取得までの達成度を把握可能。
  • 試験方法や日時、再試験など、試験情報の登録・管理も可能。
  • ICカードの学生証を使って、出欠や遅刻、早退のデータを自動で取得、登録可能。
  • 欠席日数が多い学生に向けて、メールで注意を促せる。

証明書の出力データファイル作成

  • 卒業証明書、在学証明書、学割証などのデータファイルを作成し、学生自身が発行機で出力できる。
  • 学校ごとに証明書の様式を設定でき、多言語対応も可能。
  • 在学生や卒業生ごとに、証明書の交付情報を管理できる。

データ入出力、システム連携

  • 帳票や分析データをエクセルやPDFで出力可能。出力したデータは自由に編集できるので、変更を加えて、資料を完成させることが可能。
  • データをcsvファイルでインポート、エクスポートできる。
  • 既存の他のシステムとの連携も可能。

教職員管理

  • 教職員の個人情報を一元管理。
  • 勤怠管理(出退勤管理や勤務時間の算出)も可能。

教職員間の情報共有

  • 連絡事項や、学校行事、個人予定のスケジュールを共有できる。
  • 各種申請や報告をオンラインでやりとすることで、ペーパーレス化を促進。

健康診断管理

  • 定期健康診断を受けた学生、教職員の診断結果を、各自の個人情報の一部としてシステムで管理。
  • 身長、体重などの基本項目以外に、自由に診断項目追加可能。
  • 証明書発行機能と連携すれば、健康診断書の発行も可能。

学生募集管理機能

  • オープンキャンパスの日程や参加した学生のデータを一元管理できる。
  • 資料請求者、オープンキャンパス参加者、入試合格者等、学生情報を様々な角度で分析可能。

教員評価、授業についてのアンケート実施

  • グルメサイトの口コミのように、教員への評価やコメントを学生に入力してもらうことができる。
  • アンケート結果は教職員しか見ることができないので、SNSのように炎上する心配は無く、学生から率直な意見を収集することができる。

セキュリティ対策

  • 個人情報、成績情報等の重要データは、セキュリティ対策済のサーバーで保管。
  • 学校内からしかアクセスできないようにするなど、様々なアクセス制限対策も可能。
  • 定期的にバックアップを保管。

学生側

授業、教務厚生情報の確認

  • 教員から、履修している授業に関する連絡事項や、レポート提出に関する情報がメールで送られてくる。
  • 教務厚生情報、学務からのお知らせ(海外大学の留学生募集告知、学内での注意事項など)を確認できる。
  • 授業の変更、休講、補講についての案内や、授業資料を確認できる。
  • お知らせ掲示板(学生呼び出し、落とし物告知等)の情報を確認できる。

シラバスの閲覧、オフィスアワー確認

  • 授業の検索、絞り込み、一覧表示と、内容の確認ができ、印刷も可能。
  • 授業ごとに、教員が質問対応できる日時を確認できる。

履修登録

  • 自分の部局の履修登録と、他学部聴講(自分の部局以外の授業の履修)登録ができる。
  • 履修取消ができる。(登録してから1か月後に履修取消)
    ※出席をやめると不可がついてしまい、成績が下がってしまうのを防止できる。
  • 履修人数制限機能⇒人数を制限している授業を先着順にするか、抽選受講制にするかを決められる。抽選で余った枠を先着順にすることが多い。

採点確認、採点異議申し立て

  • 授業ごとに教員が採点した結果を確認できる。
  • 画面上に表示されている「異議申し立て入力フォーム」で、採点についての異議を送信できる。
Server

サーバー環境

①オンプレミス
②クラウドサービス
③センターサーバー方式

教務・学務情報システムは「オンプレミス」か「クラウドサービス」の2タイプを使うのが主流です。

オンプレミスとは、情報システムを、使用者が管理している施設内に機器を設置して運用することです。大学は数万人規模の学生や関係者の個人情報と機密情報を扱うため、セキュリティーを強化する必要があります。

また、長期的なランニングコスト抑制の観点からも、学内サーバーで運用できるオンプレミスを選択する学校が多くなっています

一方、クラウドサービスとは、離れた場所で動くプログラムを、インターネット経由でアクセスして使うサービスのことです。初期費用を抑えたい場合は、AWS等のクラウドサービスを利用します。すぐに利用でき、サーバーの設定もオンプレミスよりは容易です。ただし、ランニングコストはオンプレミスより高額になります。

その他、近くに運営元が同じ学校が複数ある場合は、センターサーバー方式を採用する場合もあります。プログラムやデータは自治体等に設置されたセンターサーバーに保管し、インターネット経由で利用します。

利用サーバーの主な条件
  • ルート権限の付与が可能
  • Linux OSを搭載している
  • メモリー4GB以上
  • HDの空き容量30GB以上
Project outline

プロジェクト概要

制作期間

ご契約から全機能が使えるようになるまで、約1年~3年以上かかる長期プロジェクトです。完成した部分から順次リリースしていきます。

必要な機能が1つだけ等、限定されている場合は、半年~で導入可能です。

費用イメージ ■ 初期費用
数百万円~数億円まで、搭載する機能や規模に応じて変わります。必要な機能だけ単独でしたら費用は抑えられます。
例えば「シラバス閲覧機能」だけでしたら、500万円~で導入可能です。

■ 運用保守
規模に応じて変わります。詳しくはご相談ください。
Consultation

プロに無料相談

大学や学校教育機関の教務・学務情報支援システムの制作、カスタマイズ、機能拡張、改修にご興味があるご担当者様は、ぜひシステム開発のプロであるmmjにご相談ください。ITに関する詳しい知識は不要です。

学校ごとのニーズに合わせて実際に事務作業を効率化してきた知見を活かし、貴学の業務を効率化できるソリューションをご提案させて頂きます。

教務事務システムの開発・Web制作はメディアマックスジャパン株式会社へ

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