Webシステムで業務効率化！成功に必要な３つの意識改革
こんなお悩みはありませんか？
- 重要な情報は全部紙の書類で管理していて、必要な情報を探すのが大変。
- エクセルで管理している情報が多すぎて、どこに何が入力されているのか分からない。
- 単純な事務作業が多くて、残業を繰り返しても仕事が全く終わらない。
繰り返し発生する手間のかかる業務をシステム化して作業時間を短縮し、業務効率を改善すれば労働環境が劇的に良くなります。また、作業の簡略化によって余った時間を他の生産性が高い仕事に使うことができます。
「自動化できる作業」に無駄にマンパワーを使っていませんか？職場の生産性を向上させるためには、組織内の意識改革が必要です。業務効率化を実現するために必要な考え方をご紹介します。
業務効率化に必要な3つの意識改革
- システム化できる作業を見つけて仕事のやり方を変える
- 情報はデータで登録して検索する
- 情報は共有する
システム化できる作業を見つけて仕事のやり方を変える
新しいツールは私達の仕事や生活に劇的な変化をもたらします。もはやスマホが1台あれば、近所のお店では売っていないようなレアな商品でもネットで簡単に注文でき、地図が無くても最短ルートで目的地にたどり着くことができます。
ITで日常生活が便利になるのと同じように、ITは仕事にも劇的な変化をもたらします。「手間がかかる単純作業」をコンピュータやネットワークを使って自動化できないか考えることも業務効率化への取り組みの一つです。
会計ソフトや勤怠管理等、市販されているパッケージソフトを使えば、どの組織、どの業界でも共通の作業は効率化できます。しかし、市販のソフトで効率化できるのは一般的な作業だけです。「御社ならではの作業」「特定の業界ならではの作業」を効率化するのは難しいことがほとんど。
では、「御社ならではの作業」は効率化できないのでしょうか？そんなことはありません。
例えば弊社が不動産業界向けに開発したシステムでは、お部屋の内見予約をネットで自動受付したり、FAXで送られてきた申込書を自動的に読み込んで受付するなど、従来は人が対応するしかなくて非常に時間がかかっていた作業の自動化に成功しました。結果として「毎月何十時間もかかっていた作業時間が短縮され、労働環境が大幅に改善された」「人件費を削減できた」というご報告を頂いております。
また、大学向けに開発した出願受付システムでは、ネットで大学の出願書類を自動受付できるだけでなく、合否の通知もオンラインでおこなうことができます。導入によって「受付の煩雑な事務作業と合否通知作業を大幅に省力化できた」とのご報告を頂いております。
「この仕事はこのやり方しかできない」とあきらめていませんか？弊社では上記以外にも数多くのプログラムを独自に開発してきました。手間のかかる事務作業は世の中に多数存在しています。「ITで自動化できること」「人が対応しなくても問題がないこと」はシステム化することで、大幅に業務を効率化できます。
ただし、今までのやり方をそのままIT化しても、投下した費用に見合う充分な価値は生み出しません。新しい仕事のやり方に変えてこそ、真の業務効率化を実現し、新しい価値を生み出すことができるのです。例えば、その書類は郵送しなければなりませんか？ネットで送ることはできませんか？まずは従来の発想にとらわれることなく、御社内で「やり方を変えて効率化できそうな仕事」「システム化しても問題がなさそうな作業」がないか考えてみてください。
情報はデータで登録して検索する
紙の書類で情報を管理していると、五十音順や日付順といったファイルキャビネットに整理された順番でしか探すことはできません。しかし、コンピュータは様々な条件で瞬時にデータを検索できます。
設計したルールに則ってシステムにデータを登録すれば、パソコンでいくつものフォルダを開いたり、事務室で書類を探しまわったり、あちこちに問合せしたりすることなく、検索するだけで瞬時に必要な情報にアクセスできます。
もしエクセルで情報を管理されている場合は、データを一括登録できるように入力項目とルールを整理・統一しておくのが大切です。システム化の際に大きな障壁になることが多いのがデータの登録作業です。情報量が多ければ多いほど、手動でデータ登録しなければならないとなると、その作業量は膨大になります。
作業時間を短縮するためにシステム化するのに、それを実現するために長時間かけて情報を手作業で登録していたら、かえって余計な作業が発生してしまうことになります。元データがしっかり整理されていれば、いちいち手動で入力する必要がなく、データを取り込むだけで情報登録作業が完了します。
システム化の肝は、管理したい情報を整理して、自動で取り込めるようにデータ化することです。データの登録さえ完了すれば、その後は簡単に必要な情報を検索して閲覧・活用できるようになります。
尚、管理する情報は最初から完全な形である必要はありません。不完全な状態でも「一時保存機能」を使って、必要に応じて編集すればいいのです。入力途中の情報でも、他の人が引き継いで作業することもできます。
情報は共有する
情報の共有が難しかった時代は、資料や書籍を手元に置いておくことが重要でした。オフィスに忘れた書類は出先で確認することはできません。誰かが資料を持ち出していたら、誰が持っているか片っ端から聞いていくしかありません。
ネットが広まる前の社会人経験が長い世代にはこの感覚は根強く、常に持ち歩く手帳にスケジュールを書き込んだり、自分のPCにファイルがないと不安を感じてしまう方もいるでしょう。
しかし今はクラウドの時代です。オフィスのPCからでも、出先のスマホでも、クラウドにさえデータがあれば常に最新の情報を確認できます。
情報は手元ではなく、クラウドに保管して関係者全員で共有し、必要に応じていつでも更新できるようにする。もちろん、情報流出を防ぐためのセキュリティ対策を講じる必要がありますが、この意識の切り替えができれば、関係者全員が常に最新情報にアクセスできるだけでなく、情報内容や進捗状況等を共有でき、業務の質と作業効率が格段に向上します。
なお弊社では、京都大学様の教務情報システム等、様々な大学の数万名におよぶ学生の個人情報を厳格に管理させて頂いており、万全のセキュリティ対策をおこなっております。
いかがだったでしょうか？もし「こんなことができないだろうか？」というアイディアをお持ちでしたら、それを具現化する方法は私達プロにお任せください。お客様の大切な資金や、貴重なお時間を投資して作る物だからこそ、最大限に業務を効率化する方法をご提案したいと考えております。まずはお気軽にご相談ください。
