今までのやり方をそのまま IT 化しても価値を生み出さないUtilize ICT maximally

システムを導入・刷新する = 仕事のやりかたを変える

新しい道具は多かれ少なかれ、私達の仕事のやり方や生活に変化をもたらします。
携帯電話の普及で、場所や時間を厳密に決めることなく待ち合わせすることができるようになり、メールや LINE によって、かつては年賀状ぐらいだった文章によるコミュニケーションは、電話よりも手っ取り早く気軽な連絡方法になりました。
新しいシステムを導入したり、今のシステムを刷新するのもまったく同じです。システムを使って仕事のやり方を変えることこそが、効率化をもたらし、新しい価値を産み出すのです。

コンピュータやネットワークが得意なことを活かしきって欲しい

では、どのようにシステムを利用して仕事のやり方を変えれば、価値や効率化が実現できるのでしょうか。
私達は、コンピュータやネットワークの特長を活かすことがその答えになると考えています。

なぜこだわるのか

一見当たり前のことのように思えるかもしれません。
ですが、馴染んだ習慣を変えるのは存外難しく、システムによって得られるはずのメリットを享受できない事例も、残念ながら多く見受けられるのです。
お客様のご予算や基調なお時間を投資して作るシステムだからこそ、最大限その価値を引き出していただきたいのです。

お客様のご要望をお断りした事例

とあるお客様の案件管理システムで、案件の詳細情報を印刷したいというご要望をいただいたことがありました。何のために印刷が必要なのかお伺いしたところ、手元にハードコピーを置いてメモできるようにしたい、とのことでした。電話で問合せを受けたときには、紙であれば、肩で電話機を挟みながら片手で手早くメモすることができます。
ですが、手元に印刷したハードコピーのメモは、印刷した担当者しか知りえない情報になってしまいます。紙のファイルで案件を管理していた旧来のやり方のままでは、最新の情報を共有できるというクラウドの強みが失われるのです。
私達は、このご要望をお断りしました。
システムを導入する意味がなくなることをご説明し、代わりに案件に自由にメモを追記できる機能を提案いたしました。電話対応時も、両手の空くヘッドセットの利用をお勧めし、必要なメモをキーボードで入力できる運用体制を取っていただきました。
仕事のやりかたをシステム導入にあわせて変更いただくことになった事例となりますが、これまで担当者に確認するしかなかった案件情報が、誰でも手元の PC から最新の状態で確認できるようになり、誰でも問合せに対応できるようになったとご満足をいただいております。

どのようにすればシステムを活かせるのか

システム導入・刷新をご検討されているのなら、以下に挙げたコンピュータやネットワークの特長と今までの習慣を考慮に入れてみてください。
どれもごくごく当たり前だと感じられると思います。ですが、人の習慣や意識を変えることは、言うは易く行うは難しの最たるものなのです。

分類しなくても簡単に検索できる

かつては、五十音順や日付順といったファイルキャビネットに整理された順番でしか、情報を探すことはできませんでした。
その時代があまりに長かったために、今でも、パソコンのファイルを細かくフォルダに分類してしまいがちです。
しかし、コンピュータは様々な条件で高速にデータを検索できます。
大事なのは、データは必ずシステムに登録すること、分類したり画面を延々スクロールしてデータを追いかけるのではなく検索すること。
この二点さえ守れば、ファイルを探しまわったり、あちこち問合せすることなく、即座に必要な情報を引き出すことができるのです。

クラウドでデータが共有できる

情報の共有が難しかった頃は、その資料や書籍を手元に置くことが何よりも重要でした。
オフィスに忘れた書類は出先で確認することはできません。
誰かが持ち出していたら、誰が持っているか片っ端から聞いていくしかありません。
この習慣は根強く、常に持ち歩く手帳にスケジュールを書き込んだり、自分の PC にファイルがないと不安をつい感じてしまいます。
今はクラウドの時代です。
オフィスの PC からでも出先のスマホでも、クラウドにさえデータがあれば、常に最新の情報を確認することができます。
必要な情報は手元ではなく常にシステム(クラウド)上で編集する。
この意識の切り替えができれば、いつでもどこでも最新の情報を得ることができるようになるのです。

後からいくらでも変更できる

一度書いたモノを清書しなおすのは大変だから、最初からキレイに書かなければならない。
そんな学生時代のノートの習慣は、無意識に染み付いてしまっています。
加えて、システムへのデータ登録は必須項目など様々な入力制限があって億劫なので、情報が揃うまでとりあえず手元のエクセルで管理しよう。
結局、データはシステムに登録されないまま、必要な情報が入ってない使われないシステムになってしまいます。
システムで管理するデータも最初から完全な形である必要はありません。
不完全な状態での下書きや一時保存機能で、 後からいくらでも編集すればいいのです。
作業途中のデータも共有すれば、続きを他の人に引き継ぐことさえできるのです。
システムでデータを管理するとき、この項目は必要、あの項目も必要、とついついキレイなデータが欲しくなる気持ちを抑えて、
不完全な作業途中のデータを登録できるようにすることもご検討ください。
実際に利用する利用者の方が気軽に使えると感じたなら、そのシステムは積極的に活用されるでしょう。

あくまで主体はお客様

IT の得意な事を活かす、といっても、IT の制限に縛られてしまっては本末転倒です。
あくまで価値を生み出すのは御社です。
IT の強みを最大限活かして、御社業務の効率化、新しい価値の提供のお手伝いをすること。
それが弊社のミッションです。

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